Gestion de copropriété
Que vous soyez copropriétaire ou administrateur, en nous confiant la gestion de votre immeuble, vous visez des résultats concluants. Notre type de gestion professionnelle, objective et impartiale, vous permet d’éviter les conflits entre les propriétaires et de contribuer à mieux satisfaire leurs attentes.
Le programme de gestion de copropriété que nous avons mis en place permet d’alléger les tâches des administrateurs en offrant une gamme complète de services adaptés à la copropriété.
Gestion de réunions
- Préparer et mettre en page l’ordre du jour pour les réunions du conseil d’administrationet les assemblées générales de copropriétaires.
- Préparer et mettre en page tous les documents utiles pour l’assemblée générale, notamment :
- L’avis de convocation.
- Les prévisions budgétaires.
- La procuration.
- Les bulletins de vote.
- Les feuilles de présence.
- Aider aubon déroulement des assemblées de copropriétaires.
- Tenir à jour lesregistres de procès-verbaux.
Gestion de la déclaration de copropriété
- Veiller au respect des articles et des règlementsstipulés dans la déclaration de copropriété.
- Tenir à jour les registres du Syndicat.
- Résoudre avec diligence tout problème ou litige entre les copropriétaires.
- Déterminer les responsabilités des copropriétairespar rapport à celles de la copropriété lors d’une réparation.
- Proposer au conseil d’administration des règlements utiles à la copropriété ou aux résidants.
Gestion de l’entretien et des réparations
Vous bénéficierez des économies d’échelle qui sont accordées à HPDG par ses fournisseurs.
- Inaugurer ou maintenir un service adéquat de conciergeriele cas échéant.
- Recruter et superviser le personnel.
- Faire ou autoriser les réparations, lesquelles doivent être soumises préalablement à l’approbation du conseil d’administration.
- Négocier des contrats avantageux: ascenseurs, assurances, déneigement, entretien, etc.
- Obtenir une meilleure disponibilité des fournisseurs, et ce, durant toute l’année, du fait du volume de porte dont nous avons la gestion.
Augmentation de la valeur de vos actifs à moindre coût
Nous participons activement à l’amélioration de la qualité, de l’efficacité et de la profitabilité de la gestion de votre immeuble en copropriété en vous aidant à atteindre vos objectifs de protection et à augmenter la valeur de vos actifs. Nos pratiques de gestion rigoureuses peuvent vous faire réaliser des économies substantielles, chaque intervention visant à assurer des services de la plus haute qualité au coût le plus bas.
Service des finances
Appuyés par les plus récentes technologies comptables, nos gestionnaires sont en mesure d’assurer une gestion financière efficace au meilleur coût possible.
- Percevoir les charges communes et les déposer sur le compte de la copropriété.
- Préparer les chèques pour le paiement des comptes.
- Assurer les conciliations bancaires.
- Maintenir un système adéquat de recettes et de déboursés.
- Fournir trimestriellement les soldes débiteurs, les listes de chèques émis, un état des résultats et un tableau comparatif mensuel des coûts de chauffage et d’électricité des aires communes.
- Participer à la préparation des prévisions budgétaires.
- Fournir annuellement les états financiers de la copropriété ainsi que les documents nécessaires à la vérification comptable.
- Remplir la déclaration annuelle obligatoire auprès du Registraire des entreprises.
- Assurer la tenue et la conservation de tous les registres, livres, rapports et certificats du Syndicat, tout en permettant l’accès à ces documents sur demande. Toutefois, ces documents demeureront la propriété du Syndicat.
Nous nous appuyons sur un service comptable de qualité permettant aux administrateurs de syndicats de toujours connaître le détail des revenus et dépenses engagés au cours du budget annuel.
Service de secrétariat
- Assurer un service de traitement de textepour la correspondance et toute autre communication jugée utile par le conseil d’administration.
- Offrir un service téléphonique personnalisédurant les heures de bureau.
- Répondre rapidement et adéquatement aux demandes des copropriétaires, que ce soit par courriel, téléphone ou courrier postal.
- Apporter un soutien administratif quotidien au gestionnaire.