Vous le savez, la gestion de votre immeuble est primordiale et complexe.
Afin de vous assurer de la conservation de votre actif et la bonne entente entre copropriétaires, il vous faudra désigner un gestionnaire compétent. Ce dernier pourra être un copropriétaire, administrateur ou un gestionnaire externe.
Le gestionnaire nommé aura des missions, des responsabilités administratives, financières et techniques. De plus, il devra toujours agir de façon légale, avec prudence et diligence.
Attention
il y a une différence entre être administrateur et gestionnaire :
Pour Me Yves Papineau, avocat en droit de la copropriété « Pour l’administrateur, son rôle est de prendre des décisions pour le syndicat, dans l’intérêt du syndicat. Il y a une assurance responsabilité souscrite par le syndicat. Le rôle du gestionnaire, c’est d’exécuter les décisions du conseil d’administration et de voir à leur accomplissement. »
Le gestionnaire sera donc choisi par le conseil d’administration et assurera une saine gestion de l’immeuble.
Voici quelques responsabilités dont le gestionnaire devra s’acquitter :
- Organiser les réunions
- Préparation des documents relatifs aux assemblées annuelles ou des copropriétaires ;
- Rédaction des procès-verbaux d’assemblée ;
- Tenue du registre de copropriété ;
- Réception des demandes des copropriétaires et leur transmission aux administrateurs ;
- Suivi des contrats (d’assurance, par exemple), etc.
- Comptabilité courante ;
• Préparation des budgets prévisionnels (avec opérations courantes et fonds de prévoyance) ; - Répartition des charges entre copropriétaires (en fonction des quotes-parts) ;
- Perception des charges communes ;
- Dépôt de la déclaration de revenus annuelle, etc.
- S’assurer qu’une inspection périodique de l’immeuble est réalisée ;
- Établir et tenir à jour le plan de gestion des actifs (les travaux d’entretien programmés sur 10 ou 20 ans), le carnet d’entretien et l’étude du plan de prévoyance (les fonds épargnés en vue des travaux d’entretien du bâtiment) ;
- Superviser l’ensemble des travaux d’entretien et de réparation de la copropriété ;
- Assurer le suivi en cas de problème;
- Rédaction de la déclaration de copropriété;
- Etc.
Si vous optez pour un gestionnaire externe
Assurez-vous qu’il vous offre un service d’urgence 24/7, qu’il soit compétent, transparent et professionnel. N’hésitez pas à poser des questions :
- Qui sont ses clients ?
- Depuis combien de temps les sert-il ?
- Quelle grosseur de parc immobilier dessert-il ?
- Vous offre-t-il des comptes rendus ?
- A-t-il une assurance responsabilité civile pour l’administration du bien d’autrui en cas d’erreur ou d’omission ?
Être gestionnaire d’un immeuble n’est pas une mince tâche, elle requiert temps, compétences, doigté et finesse. En résumé, votre gestionnaire d’immeuble devrait vous offrir :
- Un service-conseil avisé en tout temps
- Une tenue de livres impeccable
- Un service rapide et une approche client cordiale et authentique
- Une expertise unique dans la formation et la gestion des conseils d’administration ∙ Une fiabilité en cas d’urgence
- Une approche parfaitement adaptée à vos besoins
- La garantie d’une totale liberté d’esprit